bisa dalam bentuk media yang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi yang telah dibuat

dan juga diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pemerintah, lembaga pendidikan, organisasi politik, perusahaan, perorangan, dan organisasi kemasyarakatan.

Yang mana pelaksanaannya dapat kita temui di kehidupan sehari-hari, dalam bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Semua itu sudah diatur dalam undang-undang No.43 Tahun 2009 mengenai kearsipan.

Sedangkan tata naskah dinas merupakan salah satu unsur yang penting di dalam administrasi umum, yang meliputi pengaturan jenis, penyusunan naskah dinas, dan lain-lain.

Dalam rangka memantapkan pemahaman mengenai Arsip Daerah dan SAKIP maka kami akan mengadakan Bimtek / Diklat Kearsipan Daerah tentang Manajemen Pengelolaan Arsip Daerah, Tata Naskah Dinas, Dan Sistem Akuntabilitas Kerja Instansi Pemerintah (SAKIP) pada:

Kegiatan ini diselenggarakan secara swadana yang dibebankan ke masing-masing peserta / SKPD dengan Biaya sebesar: Rp. 4.500.000,- (Empat juta lima ratus ribu rupiah) / Peserta  Dengan fasilitas yang di dapat peserta sebagai berikut: 1. Pelatihan selama 2 hari / Pembahasan Materi sampai dengan Selesai 2. Peserta Menginap (Twin-Shering); 3. Seminar Kit serta Tas ; 4. Coffee Break, Lunch dan Dinner (Selama Kegiatan Berlangsung) 5. Sertifikat Pelatihan 6. Konfirmasi Pendaftaran Peserta Selambat - Lambanya H-3 CATATAN : - Peserta di Jemput di Bandara (Peserta Group Minimal 5 Orang) (Peserta Wajib Konfirmasi) - Konfirmasi Pendaftaran Peserta Selambat - Lambanya H-3 - Untuk Peserta Group minimal 15 Peserta dapat Request Jadwal dan tempat - Syarat & Ketentuan Berlaku - Daftarkan Segera, Tempat Terbatas - BIAYA BIMTEK / DIKLAT / PELATIHAN YANG TERCANTUM SEWAKTU-WAKTU DAPAT BERUBAH

Konfirmasi Peserta:    021-2244.3223

021-2244.3223

admin@lkn.or.id

www.lkn.or.id / www.lkn.co.in

Kearsipan dan tata naskah dinas

Kearsipan dan tata naskah dinas di instansi pemerintahan sangat berkaitan erat, sehingga dibuatlah manajemen pengelolaan arsip daerah, tata naskah dinas, dan sistem akuntabilitas kerja instansi pemerintah (SAKIP).

Ketatalaksanaan adalah suatu pengaturan mengenai tata cara dalam melaksanakan tugas dan fungsi yang terdapat di berbagai bidang kegiatan.

Salah satu komponen yang tepat dalam ketatalaksanaan tersebut adalah administrasi umum. Sedangkan untuk ruang lingkup administrasi umum tersebut meliputi tata naskah dinas, penamaan suatu lembaga, singkatan serta akronim, kearsipan, serta tata ruang di dalam perkantoran. Karena perbaikan di pemerintahan dan sistem manajemen adalah hal yang sangat penting.

Hubungan Antara Pengelolaan Arsip Daerah,

Tata Naskah Dinas Dan Sistem Akuntabilitas Kerja Instansi Pemerintah (SAKIP) Ketiga bagian tersebut memiliki keterkaitan satu sama lain di bidang pemerintahan, sistem manajemen pemerintahan yang sudah ada diharapkan mampu fokus pada peningkatan dalam akuntabilitas sekaligus peningkatan dalam hal kinerja yang berorientasi kepada sebuah hasil. Maka dari itu, pemerintah menetapkan sistem akuntabilitas kerja instansi pemerintah (SAKIP).

Sistem akuntabilitas kerja instansi pemerintah atau SAKIP

adalah rangkaian sistematik dari segala aktivitas, yang memang dirancang untuk tujuan dalam penetapan dan pengukuran, pengumpulan data, pengklarifikasian, pengikhtisaran, dari pelaporan kinerja kepada instansi pemerintah. Hal itu dilakukan dalam rangka sebuah tanggung jawab dan peningkatan kinerja instansi pemerintah.

Tujuan dibuatnya sistem akuntabilitas kerja instansi pemerintah (SAKIP) adalah untuk mendorong akuntabilitas, mengenai kinerja instansi pemerintah sebagai salah satu prasyarat agar terciptanya pemerintah yang baik dan dapat dipercaya.

Sedangkan untuk manajemen pengelolaan arsip, perlu diketahui bahwa segala jenis kearsipan yang telah dibuat dan diterima oleh setiap institusi, badan atau lembaga harus dikelola suatu sistem kearsipan yang baik dan benar. Tujuan dari manajemen pengelolaan arsip adalah mendayagunakan penggunaan arsip, untuk meningkatkan kinerja dan profesionalitas institusi lembaga.

Hal itu harus didasari oleh biaya yang efektif dan juga efisien, agar pengelolaan kearsipan di instansi pemerintah dibuat sesuai dengan aturan yang ada. Lain halnya dengan tata naskah dinas, penyelenggaraannya harus terampil dan dalam bentuk komunikasi tertulis dengan cara efektif dan juga efisien.

The post Bimtek Manajemen Pengelolaan Arsip Daerah, Tata Naskah Dinas, Dan SAKIP appeared first on LEMBAGA KAJIAN NASIONAL ( L K N ).

E-Documen untuk menunjang kinerja institusi pemerintahan

Dokumen elektronik merupakan informasi yang dibuat, dikirim, diterima dan disimpan dalam bentuk digital, analog, elektromagnetik, optikal dan sejenisnya yang dapat dilihat, diubah, didengar melalui komputer.

Dokumen ini tidak terbatas pada tulisan, gambar, suara, grafik, diagram, peta, angka, ataupun simbol yang memiliki arti yang dapat diterima oleh pembaca/pendengarnya.

Dalam rangka memantapkan pemahaman mengenai pengelolaan pusat arsip maka kami akan mengadakan Bimtek / Diklat Kearsipan Daerah tentang E-Documen untuk menunjang kinerja institusi pemerintahan pada:

Kegiatan ini diselenggarakan secara swadana yang dibebankan ke masing-masing peserta / SKPD dengan Biaya sebesar: Rp. 4.500.000,- (Empat juta lima ratus ribu rupiah) / Peserta  Dengan fasilitas yang di dapat peserta sebagai berikut: 1. Pelatihan selama 2 hari / Pembahasan Materi sampai dengan Selesai 2. Peserta Menginap (Twin-Shering); 3. Seminar Kit serta Tas ; 4. Coffee Break, Lunch dan Dinner (Selama Kegiatan Berlangsung) 5. Sertifikat Pelatihan 6. Konfirmasi Pendaftaran Peserta Selambat - Lambanya H-3 CATATAN : - Peserta di Jemput di Bandara (Peserta Group Minimal 5 Orang) (Peserta Wajib Konfirmasi) - Konfirmasi Pendaftaran Peserta Selambat - Lambanya H-3 - Untuk Peserta Group minimal 15 Peserta dapat Request Jadwal dan tempat - Syarat & Ketentuan Berlaku - Daftarkan Segera, Tempat Terbatas - BIAYA BIMTEK / DIKLAT / PELATIHAN YANG TERCANTUM SEWAKTU-WAKTU DAPAT BERUBAH

Konfirmasi Peserta:    021-2244.3223

021-2244.3223

admin@lkn.or.id

www.lkn.or.id / www.lkn.co.in

Dalam hal ini, dokumen penting seperti surat dan sertifikat juga telah lahir sebagai dokumen elektronik. Dengan demikian lambat laun kegiatan surat menyurat akan hilang digantikan dengan e-mail.

Keabsahan dokumen elektronik telah dituliskan dalam undang undang diatas, namun ada beberapa dokumen yang masih memerlukan dokumen cetak untuk memperluas bukti keabsahannya seperti dokumen pertanahan.

Adanya E-Documen, pekerjaan akan lebih cepat dengan didukung adanya tanda tangan elektronik, sehingga tidak memerlukan waktu lama untuk kegiatan surat menyurat dilakukan. Kecepatan kinerja ini sangat dibutuhkan dalam sektor pemerintahan, dimana pemerintah harus mendata dan mengarsip semua kegiatan yang ada di suatu daerah.

Keuntungan menggunakan dokumen elektronik

Mengarsip secara digital dapat dilakukan dengan scanning dokumen cetak atau dengan mengetik naskah yang akan di arsip kemudian menginput pada sebuah sistem.

Dengan demikian ruang yang dibutuhkan semakin sedikit, apabila terdapat dokumen penting yang dibutuhkan dengan cepat dapat ditemukan dan di transfer kepada bagian yang membutuhkan.

Kekurangan dari dokumen elektronik

Tidak jauh dari masalah dokumen cetak, dokumen elektronik juga dapat mengalami kerusakan karena virus atau kesalahan manusia. Dokumen ini dapat mengganda atau tidak terbaca. Meskipun risiko kehilangan file ini cukup kecil, namun kerusakan komputer pengarsip juga dapat menghilangkan data data di dalamnya. Kurangnya pengetahuan pekerja juga akan menghambat pekerjaan.

Pemerintah memanfaatkan teknologi ini untuk meningkatkan layangan publik dengan membuka tanya jawab kepada publik melalui internet, pemerintah akan mendapatkan banyak informasi yang berkembang di masyarakat. Informasi yang didapatkan akan dikembangkan dan menjadi pertimbangan pengambilan keputusan. Makadari itu keputusan akan diambil dengan cepat dan tepat.

Kegunaan E-Document bagi pemerintah sangatlah banyak mulai dari penyediaan informasi yang akurat dan otentik, pelaksanaan prinsip prinsip administrasi, proteksi dan transparansi pemerintah, perangkuman, pertukaran dan ekstraksi informasi serta pertukaran informasi yang efektif sehingga terjalin komunikasi yang baik antar sesama anggota pemerintahan.

Pengembangan teknologi di bidang pemerintahan ini mampu mendorong Indonesia menjadi negara maju, dengan kecepatan informasi dan sinergi antar pemegang kekuasaan. Salah satu perwujudan tersebut adalah adanya E-Documen untuk menunjang kinerja institusi pemerintahan.

The post Diklat / Bimtek E-Documen untuk menunjang kinerja institusi pemerintahan appeared first on LEMBAGA KAJIAN NASIONAL ( L K N ).

Menjadi seorang MC harus memiliki beberapa pedoman, yaitu sikap ramah tamah, ketelitian yang tinggi, serta rasa percaya diri yang tinggi.

Fungsi Keprotokolan dan MC dalam sebuah acara, yaitu:

• Fungsi perencanaan
• Fungsi pengorganisasian
• Fungsi penggerakan
• Fungsi pengawasan
• Fungsi pengkoordinasian
• Fungsi pengambilan keputusan

Perbedaan Protokoler dan MC

Protokoler merupakan rangkaian kegiatan yang menggunakan aturan yang mengatur tatacara kenegaraan atau acara resmi, protokoler harus mengikuti tata letak, acara, dan tata penghormatan.

Master of Ceremony atau biasa disebut MC merupakan orang yang memandu jalannya acara tidak resmi (nonformal) atau semi formal seperti pada acara seminar dan workshop, pelatihan, ataupun acara hiburan.

Dalam rangka memantapkan pemahaman mengenai Keprotokolan Dan Master Of Ceremony (MC) maka kami akan mengadakan Bimtek / Diklat Kearsipan Daerah tentang Manajemen Keprotokolan Dan Master Of Ceremony (MC) Sebagai Wujud Peningkatan Wawasan, Ketrampilan Dan Pengetahuan Bagi Humas, Protokol, Dan Master Of Ceremony (MC) Di Daerah Pada:

Kegiatan ini diselenggarakan secara swadana yang dibebankan ke masing-masing peserta / SKPD dengan Biaya sebesar: Rp. 4.500.000,- (Empat juta lima ratus ribu rupiah) / Peserta  Dengan fasilitas yang di dapat peserta sebagai berikut: 1. Pelatihan selama 2 hari / Pembahasan Materi sampai dengan Selesai 2. Peserta Menginap (Twin-Shering); 3. Seminar Kit serta Tas ; 4. Coffee Break, Lunch dan Dinner (Selama Kegiatan Berlangsung) 5. Sertifikat Pelatihan 6. Konfirmasi Pendaftaran Peserta Selambat - Lambanya H-3 CATATAN : - Peserta di Jemput di Bandara (Peserta Group Minimal 5 Orang) (Peserta Wajib Konfirmasi) - Konfirmasi Pendaftaran Peserta Selambat - Lambanya H-3 - Untuk Peserta Group minimal 15 Peserta dapat Request Jadwal dan tempat - Syarat & Ketentuan Berlaku - Daftarkan Segera, Tempat Terbatas - BIAYA BIMTEK / DIKLAT / PELATIHAN YANG TERCANTUM SEWAKTU-WAKTU DAPAT BERUBAH

Konfirmasi Peserta:    021-2244.3223

021-2244.3223

admin@lkn.or.id

www.lkn.or.id / www.lkn.co.in

Sebagai seorang MC harus memiliki kemampuan berimprovisasi dan membangun suasana, membangkitkan semangat dengan sifat humoris, dan menghibur pada audien yang hadir. Untuk memandu jalannya acara, MC juga bertugas untuk mengenalkan pembicara dan memimpin aplaus setelah pembicara selesai memaparkan materi, seorang MC juga mengontrol keadaan audien agar tetap bersemangat mendengarkan pembicara. Hal yang dapat dilakukan seorang MC adalah mengadakan game kecil untuk mencairkan suasana.

Cara menjadi MC dan Protokol yang baik

Sebagai pemimpin jalannya sebuah acara, MC harus memiliki senyuman di wajahnya supaya terlihat hangat dari para audien, sebelum membawakan sebuah acara sebaiknya orang yang ditunjuk sebagai MC harus mempelajari tentang acara tersebut. Wawasan yang luas akan membuat MC menjadi menarik dan tahu cara untuk menarik perhatian audien.

MC membutuhkan orang yang cakap dalam berbicara, sopan dan santun, serta ramah. Apabila anda ingin memiliki kecakapan berbicara yang baik, maka dengan menjadi MC anda akan terlatih skill atau ketrampilan berbicara serta berbahasa.

Meskipun MC digunakan pada acara yang tidak formal, namun pemilihan busana juga harus diperhatikan agar audien tidak salah fokus pada busana yang dikenakan MC.

Orang yang ditunjuk sebagai MC biasanya orang orang yang bekerja di bidang kehumasan, karena mereka dianggap kompatibel untuk berbicara di depan umum dan cakap dalam menyampaikan berita.

Sama halnya dengan protokoler yang akan memandu jalannya acara, perbedaannya hanya protokoler harus mengikuti semua aturan yang ada tanpa improvisasi.

Protokoler juga harus membangun suasana yang serius dan khidmat untuk menghormati para pejabat negara.

Protokol membutuhkan orang yang serius dan untuk menjadi protokol, dibutuhkan orang yang memiliki suara lantang dan jelas, selain itu penampilan seorang protokol juga harus rapi.

Karena protokol digunakan saat acara kenegaraan yang bersifat resmi, maka bahasa yang digunkana harus merupakan bahasa baku.

The post Bimtek / Diklat Manajemen Keprotokolan Dan Master Of Ceremony (MC) Sebagai Wujud Peningkatan Wawasan, Ketrampilan Dan Pengetahuan Bagi Humas, Protokol, Dan Master Of Ceremony (MC) Di Daerah appeared first on LEMBAGA KAJIAN NASIONAL ( L K N ).

Manajemen kehumasan di instansi pemerintah

Humas berfungsi untuk memanajemen pemerintahan untuk mencapai tujuan organisasi, melaksanakan program organisasi, pemberi nasihat dan petunjuk, mengontrol dan menilai sikap masyarakat serta mengidentifikasi kebijakan sebuah organisasi untuk kepentingan masyarakat, melaksanakan hal hal yang berhubungan dengan keuangan dan kepegawaian, menurut Hamdan dan Hafiedcanra tahun 1986. Kemudian dengan data tersebut humas dapat merencanakan program untuk mendapatkan pengertian, pemahaman serta dukungan dari masyarakat. Dengan demikian humas memiliki peran penting dan harus dikelola dengan baik.

Dalam rangka memantapkan pemahaman mengenai pengelolaan pusat arsip maka kami akan mengadakan Bimtek / Diklat Kearsipan Daerah tentang Manajemen kehumasan di instansi pemerintah pada:

Kegiatan ini diselenggarakan secara swadana yang dibebankan ke masing-masing peserta / SKPD dengan Biaya sebesar: Rp. 4.500.000,- (Empat juta lima ratus ribu rupiah) / Peserta  Dengan fasilitas yang di dapat peserta sebagai berikut: 1. Pelatihan selama 2 hari / Pembahasan Materi sampai dengan Selesai 2. Peserta Menginap (Twin-Shering); 3. Seminar Kit serta Tas ; 4. Coffee Break, Lunch dan Dinner (Selama Kegiatan Berlangsung) 5. Sertifikat Pelatihan 6. Konfirmasi Pendaftaran Peserta Selambat - Lambanya H-3 CATATAN : - Peserta di Jemput di Bandara (Peserta Group Minimal 5 Orang) (Peserta Wajib Konfirmasi) - Konfirmasi Pendaftaran Peserta Selambat - Lambanya H-3 - Untuk Peserta Group minimal 15 Peserta dapat Request Jadwal dan tempat - Syarat & Ketentuan Berlaku - Daftarkan Segera, Tempat Terbatas - BIAYA BIMTEK / DIKLAT / PELATIHAN YANG TERCANTUM SEWAKTU-WAKTU DAPAT BERUBAH

Konfirmasi Peserta:    021-2244.3223

021-2244.3223

admin@lkn.or.id

www.lkn.or.id / www.lkn.co.in

Penggunaan teknologi yang semakin maju menuntut anggota humas memiliki skill dalam bidang komputerisasi. Akses informasi yang dikeluarkan melalui internet dan media sosial mempermudah dan mempercepat penyebarannya kepada masyarakat. Dengan demikian humas dapat menyampaikan informasi tanpa gangguan dari pihak manapun.

Hal yang Mendasari Pentingnya Manajemen kehumasan di Instansi Pemerintah

– Era globalisasi yang telah di wacanakan oleh Indonesia dimana pada tahun 2045, Indonesia akan menjadi negara dengan kekuatan ekonomi yang kuat ke-8 di dunia.
– Negara yang demokratis, dimana semua masyarakatnya ikut serta dalam perumusan kebijakan. Dalam hal ini dibutuhkan perantara antara pemegang kekuasaan dengan rakyat.
– Perkembangan IPTEK yang sangat pesat, dimana banyak pendapat dari para pakar bahwa perkembangan teknologi juga berpengaruh dalam pemerintahan. Suatu negara yang tidak mampu mengikuti perkembangan IPTEK akan menjadi negara yang tertinggal.

Pengamatan pada permasalahan kehumasan dapat dijadikan pedoman untuk mengelola humas agar menjadi lebih baik. Berikut ini merupakan cara cara yang dapat dilakukan:

• Memperbaiki pola koordinasi antara humas dengan bagian yang lain agar humas dapat membantu memperbaiki keadaan sewaktu terdapat masalah. Pola koordinasi ini dimaksudkan agar humas dapat menyesuaikan program kerja yang akan disusun sehingga terbentuk kerjasama yang baik dalam suatu instansi.
• Pemberian kedudukan tersendiri pada divisi humas, dalam beberapa instansi pemerintahan tidak meletakkan humas dalam posisi yang berarti yang menyebabkan kinerja humas tidak maksimal karena tidak memiliki kekuasaan. Dengan demikian humas tidak akan mengetahui permasalahan dan tidak akan dapat berbuat banyak apabila terjadi permasalahan.
• Pengisian SDM / Sumber Daya Manusia pada divisi humas yang profesional dan kompatibel dengan bidangnya. Divisi humas harus mengutamakan intregitas instansi yang diwakilinya, pekerjaannya untuk membujuk orang membutuhkan kecakapan untuk meyakinkan lawan bicara.
• Pembangunan infrastruktur atau sarana dan prasarana untuk menunjang kinerja humas. Dalam perkembangan teknologi, sarana yang perlu disiapkan adalah internet. Internet merupakan sarana yang tepat untuk humas, sehingga penyebaran berita semakin cepat.

The post Bimtek / Diklat Manajemen kehumasan di instansi pemerintah appeared first on LEMBAGA KAJIAN NASIONAL ( L K N ).

Kearsipan merupakan kegiatan penyimpanan berkas (filling) atau tata usaha penyusunan secara sistematis yang bertujuan untuk memudahkan dalam pencarian data yang diperlukan dimasa yang akan datang dengan cepat.

Dokumen yang dapat di arsipkan yaitu dokumen dokumen penting seperti kertas, surat, peta, buku elektronik (ebook), mikrofilm, dan juga magnetic tape.

Kelebihan Kearsipan Elektronik (E-Filling) Bagi Institusi Pemerintah

Arsip merupakan penyimpanan berbagai informasi dalam berbagai bentuk baik dalam komputer atau kertas yang dibuat dan diorganisir oleh organisasi atau orang yang menjalankan bisnis kemudian disimpan sebagai bukti adanya aktivitas (ISO/DIS 15489).

Dalam rangka memantapkan pemahaman mengenai pengelolaan pusat arsip maka kami akan mengadakan Bimtek / Diklat Kearsipan Daerah tentang Kearsipan Elektronik (E-Filling) Bagi Institusi Pemerintah pada:

Kegiatan ini diselenggarakan secara swadana yang dibebankan ke masing-masing peserta / SKPD dengan Biaya sebesar: Rp. 4.500.000,- (Empat juta lima ratus ribu rupiah) / Peserta  Dengan fasilitas yang di dapat peserta sebagai berikut: 1. Pelatihan selama 2 hari / Pembahasan Materi sampai dengan Selesai 2. Peserta Menginap (Twin-Shering); 3. Seminar Kit serta Tas ; 4. Coffee Break, Lunch dan Dinner (Selama Kegiatan Berlangsung) 5. Sertifikat Pelatihan 6. Konfirmasi Pendaftaran Peserta Selambat - Lambanya H-3 CATATAN : - Peserta di Jemput di Bandara (Peserta Group Minimal 5 Orang) (Peserta Wajib Konfirmasi) - Konfirmasi Pendaftaran Peserta Selambat - Lambanya H-3 - Untuk Peserta Group minimal 15 Peserta dapat Request Jadwal dan tempat - Syarat & Ketentuan Berlaku - Daftarkan Segera, Tempat Terbatas - BIAYA BIMTEK / DIKLAT / PELATIHAN YANG TERCANTUM SEWAKTU-WAKTU DAPAT BERUBAH

Konfirmasi Peserta:    021-2244.3223

021-2244.3223

admin@lkn.or.id

www.lkn.or.id / www.lkn.co.in

Pengarsipan yang dilakukan juga dapat menambah kecepatan pekerjaan sehingga dihasilkan efisiensi waktu. Keefektifan waktu ini juga menunjang terbentuknya prinsip Good Goverment dan Good Corporate Governance.

Kearsipan ini biasa disebut dengan sistem E-Filling.

Kelebihan dari sistem ini adalah dokumen yang di arsip menjadi lebih rapi, menghemat kertas, dan tidak memakan banyak tempat. File file yang berbeda telah tersortir secara otomatis sehingga tidak membingungkan ketika anda akan mencari suatu file. Anda dapat dengan aktif dan cepat untuk mencari file, hanya dengan mengetik kategori file atau judul filenya.

Kekurangan dari sistem ini terletak pada masalah keamanan, terutama pada institusi pemerintahan, dibutuhkan ahli komputer yang sangat ahli untuk membuat sebuah sandi agar hanya orang orang tertentu saja yang dapat mengakses arsip dokumen ini. Selain itu ahli komputer ini juga harus memiliki kemampuan untuk menangani virus agar semua file aman dari kerusakan.

Manfaat pengarsipan elektronik yaitu mudah untuk dicari dan di akses secara full text, data menjadi fleksibel secara pengindeksan dan mudah di modifikasi, file tersimpan secara rapi sehingga probabilitas untuk hilang sangat kecil, mudah untuk melakukan recovery data, dapat dengan mudah berbagi arsip antar sesama rekan kerja, pengarsipan secara digital dapat menyingkat ruang yang dibutuhkan, serta tingkat keamanan data dapat terjamin.

Hal hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan E-Filling adalah :

• Pemindahan dokumen
Komputerisasi ini memiliki beberapa tahap yaitu scanning, conversion dan importing
• Penyimpanan dokumen
Media penyimpanan arsip harus mendukung banyaknya dokumen yang akan disimpan dalam waktu yang lama. Ada beberapa media yang dapat digunakan untuk penyimpanan arsip, yaitu hard disk, magneto optical storage, compact disk (CD), DVD (Digital Video Disk), dan WORM.
• Pengindeksan dokumen

Terdapat tiga metode untuk pengindeksan dokumen, yaitu dengan index field, full text indexing, dan folder/file structure

• Pengontrolan akses dokumen
• Pengimplementasian arsip dokumen

The post Bimtek / Diklat Kearsipan Elektronik (E-Filling) Bagi Institusi Pemerintah appeared first on LEMBAGA KAJIAN NASIONAL ( L K N ).

Diklat Manajemen kearsipan dan pengelolaan pusat arsip (Record Center)

Pengarsipan merupakan langkah langkah untuk menyusun file dengan tujuan untuk memudahkan pencarian data penting pada waktu tertentu dengan cepat. Pengarsipan manual dengan menyimpan berkas berkas pada gudang data menimbulkan risiko yang lebih besar daripada pengarsipan secara elektronik. Keamanan data dan tingkat kerusakan data dapat lebih terjamin dengan adanya sistem E-Filling ini.

Manajemen kearsipan dan pengelolaan pusat arsip (record center) menjadi penting untuk menjaga kerahasiaan dokumen yang di arsip. Kesalahan teknis dapat sewaktu waktu terjadi, maka dari itu dibutuhkan manajemen arsip yang bagus. Di bawah ini pemaparan mengenai tahapan yang penting dalam pemilihan sistem pengarsipan data.

1. Pemindahan file
2. Penyimpanan file
3. Pemberian indeks pada file
4. Pengontrolan akses file
5. Pengimplementasian arsip elektronik
Dalam rangka memantapkan pemahaman mengenai pengelolaan pusat arsip maka kami akan mengadakan Bimtek / Diklat Kearsipan Daerah tentang Manajemen kearsipan dan pengelolaan pusat arsip (Record Center) pada:

Kegiatan ini diselenggarakan secara swadana yang dibebankan ke masing-masing peserta / SKPD dengan Biaya sebesar: Rp. 4.500.000,- (Empat juta lima ratus ribu rupiah) / Peserta  Dengan fasilitas yang di dapat peserta sebagai berikut: 1. Pelatihan selama 2 hari / Pembahasan Materi sampai dengan Selesai 2. Peserta Menginap (Twin-Shering); 3. Seminar Kit serta Tas ; 4. Coffee Break, Lunch dan Dinner (Selama Kegiatan Berlangsung) 5. Sertifikat Pelatihan 6. Konfirmasi Pendaftaran Peserta Selambat - Lambanya H-3 CATATAN : - Peserta di Jemput di Bandara (Peserta Group Minimal 5 Orang) (Peserta Wajib Konfirmasi) - Konfirmasi Pendaftaran Peserta Selambat - Lambanya H-3 - Untuk Peserta Group minimal 15 Peserta dapat Request Jadwal dan tempat - Syarat & Ketentuan Berlaku - Daftarkan Segera, Tempat Terbatas - BIAYA BIMTEK / DIKLAT / PELATIHAN YANG TERCANTUM SEWAKTU-WAKTU DAPAT BERUBAH

Konfirmasi Peserta:    021-2244.3223

021-2244.3223

admin@lkn.or.id

www.lkn.or.id / www.lkn.co.in

Penjelasan :

1. Pemindahan file

Pemindahan file berarti menyalin file dari data nyata menjadi data digital, pemindahan ini dapat dilakukan dengan:

• Scanning
  Scanning dapat dilakukan dengan memindai data menjadi gambar atau file dalam komputer yang dapat dilakukan dengan Automatic Document Feader (dokumen diletakkan dalam tray untuk di pindai satu persatu). Untuk menunjang pengarsipan yang fleksibel, maka alat yang digunakan harus compatible dengan semua ukuran kertas sehingga semua data seperti peta, gambar teknik bahkan kartu nama dapat di pindai dan disimpan. Scanning ini memiliki dua mode, yaitu simplex dan duplex
• Conversion
  Tahap ini merupakan pengubahan format file dari spreadsheet atau word processor menjadi data permanen yang dapat disimpan
• Importing
  Importing merupakan tahap pemindahan data grafik, audio clip, dokumen office suite dan video dalam sistem pengarsipan elektronik

2. Penyimpanan file

Kapasitas penyimpanan merupakan salah satu hal pendukung pengarsipan elektronik karena dalam setiap pertambahan waktu, maka dokumen yang disimpan akan bertambah pula, agar file dapat di akses dalam waktu yang panjang maka memori penyimpanan harus disiapkan dengan cukup. Berikut ini merupakan contoh alat penyimpan arsip:
– Hard drives (MagneticMedia)
– Disk drive / Magneto Optical Storage
– Compact Disk / CD
– Digital Video DISK / DVD
– Write Once, Read Many / WORM

3. Pemberian indeks pada file

Jalan untuk mempermudah pencarian file adalah dengan pemberian indeks di setiap file. Pencarian di masa yang akan datang hanya dengan mengetikkan indeks dari file yang dicari. Berikut ini merupakan beberapa sistem pengindeksan:
– Index Field
– Full text indexing
– Folder/File Structure

4. Pengontrolan akses file

Setiap file memiliki urgensi masing masing yang harus dijaga kerahasiaannya, sehingga dibutuhkan cara pengaksesan yang fleksibel dan luas serta dibutuhkan tingkat keamanan yang komprehensif sesuai dengan jenis filenya.

5. Pengimplementasian arsip elektronik

Pengimplementasian pengarsipan secara elektronik ini harus disesuaikan dengan kebutuhan dan skala prioritas dan harus mengkaji isu hukum serta pengelolaan dan pemeliharaan dalam jangka panjangnya. Implementasi ini juga membutuhkan training untuk pera pengelolanya agar tidak terjadi kebocoran data.

The post Bimtek / Diklat Manajemen kearsipan dan pengelolaan pusat arsip (Record Center) appeared first on LEMBAGA KAJIAN NASIONAL ( L K N ).