Bimtek / Diklat Manajemen kearsipan dan pengelolaan pusat arsip (Record Center)

Pengarsipan merupakan langkah langkah untuk menyusun file dengan tujuan untuk memudahkan pencarian data penting pada waktu tertentu dengan cepat. Pengarsipan manual dengan menyimpan berkas berkas pada gudang data menimbulkan risiko yang lebih besar daripada pengarsipan secara elektronik. Keamanan data dan tingkat kerusakan data dapat lebih terjamin dengan adanya sistem E-Filling ini.

Manajemen kearsipan dan pengelolaan pusat arsip (record center) menjadi penting untuk menjaga kerahasiaan dokumen yang di arsip. Kesalahan teknis dapat sewaktu waktu terjadi, maka dari itu dibutuhkan manajemen arsip yang bagus. Di bawah ini pemaparan mengenai tahapan yang penting dalam pemilihan sistem pengarsipan data.

1. Pemindahan file
2. Penyimpanan file
3. Pemberian indeks pada file
4. Pengontrolan akses file
5. Pengimplementasian arsip elektronik
Dalam rangka memantapkan pemahaman mengenai pengelolaan pusat arsip maka kami akan mengadakan Bimtek / Diklat Kearsipan Daerah tentang Manajemen kearsipan dan pengelolaan pusat arsip (Record Center) pada:

Kegiatan ini diselenggarakan secara swadana yang dibebankan ke masing-masing peserta / SKPD dengan Biaya sebesar: Rp. 4.500.000,- (Empat juta lima ratus ribu rupiah) / Peserta  Dengan fasilitas yang di dapat peserta sebagai berikut: 1. Pelatihan selama 2 hari / Pembahasan Materi sampai dengan Selesai 2. Peserta Menginap (Twin-Shering); 3. Seminar Kit serta Tas ; 4. Coffee Break, Lunch dan Dinner (Selama Kegiatan Berlangsung) 5. Sertifikat Pelatihan 6. Konfirmasi Pendaftaran Peserta Selambat - Lambanya H-3 CATATAN : - Peserta di Jemput di Bandara (Peserta Group Minimal 5 Orang) (Peserta Wajib Konfirmasi) - Konfirmasi Pendaftaran Peserta Selambat - Lambanya H-3 - Untuk Peserta Group minimal 15 Peserta dapat Request Jadwal dan tempat - Syarat & Ketentuan Berlaku - Daftarkan Segera, Tempat Terbatas - BIAYA BIMTEK / DIKLAT / PELATIHAN YANG TERCANTUM SEWAKTU-WAKTU DAPAT BERUBAH

Konfirmasi Peserta:    021-2244.3223

021-2244.3223

admin@lkn.or.id

www.lkn.or.id / www.lkn.co.in

Penjelasan :

1. Pemindahan file

Pemindahan file berarti menyalin file dari data nyata menjadi data digital, pemindahan ini dapat dilakukan dengan:

• Scanning
  Scanning dapat dilakukan dengan memindai data menjadi gambar atau file dalam komputer yang dapat dilakukan dengan Automatic Document Feader (dokumen diletakkan dalam tray untuk di pindai satu persatu). Untuk menunjang pengarsipan yang fleksibel, maka alat yang digunakan harus compatible dengan semua ukuran kertas sehingga semua data seperti peta, gambar teknik bahkan kartu nama dapat di pindai dan disimpan. Scanning ini memiliki dua mode, yaitu simplex dan duplex
• Conversion
  Tahap ini merupakan pengubahan format file dari spreadsheet atau word processor menjadi data permanen yang dapat disimpan
• Importing
  Importing merupakan tahap pemindahan data grafik, audio clip, dokumen office suite dan video dalam sistem pengarsipan elektronik

2. Penyimpanan file

Kapasitas penyimpanan merupakan salah satu hal pendukung pengarsipan elektronik karena dalam setiap pertambahan waktu, maka dokumen yang disimpan akan bertambah pula, agar file dapat di akses dalam waktu yang panjang maka memori penyimpanan harus disiapkan dengan cukup. Berikut ini merupakan contoh alat penyimpan arsip:
– Hard drives (MagneticMedia)
– Disk drive / Magneto Optical Storage
– Compact Disk / CD
– Digital Video DISK / DVD
– Write Once, Read Many / WORM

3. Pemberian indeks pada file

Jalan untuk mempermudah pencarian file adalah dengan pemberian indeks di setiap file. Pencarian di masa yang akan datang hanya dengan mengetikkan indeks dari file yang dicari. Berikut ini merupakan beberapa sistem pengindeksan:
– Index Field
– Full text indexing
– Folder/File Structure

4. Pengontrolan akses file

Setiap file memiliki urgensi masing masing yang harus dijaga kerahasiaannya, sehingga dibutuhkan cara pengaksesan yang fleksibel dan luas serta dibutuhkan tingkat keamanan yang komprehensif sesuai dengan jenis filenya.

5. Pengimplementasian arsip elektronik

Pengimplementasian pengarsipan secara elektronik ini harus disesuaikan dengan kebutuhan dan skala prioritas dan harus mengkaji isu hukum serta pengelolaan dan pemeliharaan dalam jangka panjangnya. Implementasi ini juga membutuhkan training untuk pera pengelolanya agar tidak terjadi kebocoran data.